Dalam dunia pekerjaan yang berhubungan dengan office, Excel merupakan aplikasi office yang tidak asing bagi kebanyakan orang. Namun rupanya tidak banyak orang mengetahui bahwa file excel dapat dipakai untuk dikerjakan bersama-sama atau dengan kata lain filenya dapat di share. Apa kegunaan dari fasilitas ini, Jelas bahwa dengan di share pengerjaan dari data yang sedang dikerjakan menjadi lebih cepat dapat diselesaikan. Selain itu data yang dipakai bersama-bersama memungkinkan kita mendapatkan data yang up to date karena data tersebut menjadi data utama yang dipakai oleh semua orang di kantor.Hal ini sudah saya buktikan sendiri ketika di kantor sebuah file excel di share, hasilnya pekerjaan kantor menjadi cepat selesai dan datanya selalu up to date. Memang secara default file excel tidak diperbolehkan untuk dibuka dan diedit bersama-sama oleh pengguna yang berbeda, namun apabila memang diperlukan excel memiliki fitur agar satu workbook excel bisa digunakan dan diedit secara bersamaan, fitur ini dinamakan Shared workbook.
Berikut ini cara mengatur supaya workbook dapat di share atau digunakan secara bersama-sama:
- Buka file excel yang diinginkan
- Pilih menu review
- Klik menu share workbook
- Centang pilihan "Allow changes by more than one user at the same time. This also allows workbook merging"
- Apabila diperlukan silahkan melakukan penyesuaian di bagian Advanced
- Klik Ok untuk memberlakukan
Nah sekarang kita dapat melakukan kolaborasi dan bekerja dalam satu workbook secara bersamaan. Perubahan akan terlihat saat file disimpan (save). Sebelum kita memutuskan untuk menshare workbook harap mempertimbangkan dahulu bahwa setelah dishare fitur berikut ini tidak akan bisa diubah kembali.
Adapun fitur yang tidak dapat dirubah yaitu merged cells, conditional formats, data validation, charts, pictures, objects termasuk drawing objects, hyperlinks, scenarios, outlines, subtotals, data tables, PivotTable reports, workbook and worksheet protection, dan macro.
Oleh karena itu sebaiknya kita mematangkan terlebih dahulu struktur workbook yang akan dishare. Kemudian simpanlah file excel ini di tempat penyimpanan bersama seperti network shared. Maka file excel ini akan dapat digunakan oleh semua orang dalam satu jaringan local area network. Selamat mencoba bagi yang membutuhkan informasi ini.